Řízení změn - Change Management III

25.02.2015 11:23

Kdo je tady vedoucí?

Kdo může řídit (změnový) projekt? Ten, kdo to zvládne. Nesejde na tom, jestli na to má papír (certifikát), nebo je to člověk z praxe. Důležité je, aby si dokázal uvědomit, že to prostě všechno nemůže zvládnout sám - sama. 

Co manažer projektu potřebuje?

Manažer projektu musí mít podporu vedení a přístup k maximálnímu množství informací, aby mohl svou práci dělat zodpovědně a kvalifikovaně. Musí mít jasně definované kompetence, zodpovědnost, a musí mu být poskytnuta součinnost.

Konkrétně to znamená, že byl oficiálně pověřen řízením projektu, má k dispozici dokumentaci projektu, kde je uveden cíl projektu, termín dokončení a případné zdroje (lidé, finance) a případně další nezbytné informace.

Současně ví, kdy, komu, jak a jak často bude reportovat, jaké jsou dopady nedoručení projektu a jak má eskalovat případné problémy a rizika projektu. Tedy - jaká rizika řídí sám, a jaká je nutno předat k rozhodnutí nadřízené/mu.

 

Role a kompetence v projektu

Součástí projektové dokumentace, případně procesní dokumentace organizace, by měl být přehled kompetencí a rolí v organizaci a samotných projektech (někdy se používá anglická zkratka RACI*). Opravdu nestačí vědět, že faktury schvaluje pan Karel z účtárny - potřebujeme znát roli a případně zastupitelnost.

Manažer projektu, vedení firmy a členové týmu musejí chápat své kompetence a povinnosti v projektu, zejména členové týmu jsou povinni se řídit pokyny a plnit zadané úkoly v určeném termínu. V organizacích, kde jsou do projektových týmů začlenění pracovníci na některé dílčí úkoly, je toto často problém.

 

Rizika

Součástí práce projektového manažera je vyhodnotit rizika a pracovat na jejich minimalizaci. Tématu se později budeme věnovat podrobněji, v tuto chvíli postačí konstatování, že pokud mám jako manažer projektu pocit, že nevím, co s tím - je dobře problém eskalovat na sponzora nebo vlastníka projektu.

 

Manažer projektu, vlastník, sponzor

Manažer řídí projekt. Obvykle je vlastník projektu příjemce výsledku. Sponzor je obvykle odborník, který podporuje projektového manažera, je postavený v hierarchii nad projektového manažera a pomáhá mu ve strategických a politických záležitostech projektu.

 

Členové projektového týmu

...to nemají jednoduché. Často pracují na několika projektech současně, a mimoto mají ještě svou běžnou práci. Prací projektového manažera je zajistit, aby v každém případě byly úkoly dokončeny včas a kvalitně. Nejlépe toho dosáhne tak, že bude komunikovat jasně a stručně termíny a úkoly členům týmu.

 

Příště se podíváme na osobnost projektového manažera.

 

 

*Responsible = ten, kdo plní úkol, Accountable = ten, kdo je zodpovědný za jeho správnost (obvykle nadřízený R), Consulted = s kým je třeba věc konzultovat, tj. může mít dopad na jeho práci, resp. jeho práce může mít vliv na úkol, Informed = musí být o věci informován.