Řízení změny - Change Management I

18.02.2015 11:17

Základní typy procesů

Minule jsme zažili velmi lehký úvod do toho, že nás obklopují procesy. Mimo vaření kávy je to třeba také výroba automobilu (samozřejmě výrobní proces) nebo poskytnutí půjčky (administrativní nebo tzv. transakční proces). 

Uvědomili jsme si, že výstup procesu se může lišit od našeho očekávání z různých důvodů - nekvalitním vstupem, špatným procesem jako takovým, nebo špatnou definicí výstupu.

Dnes se podíváme na první část postupu při změně procesu.

 

Ohraničení procesu

Proces má několik základních parametrů - např. tyto:

  • vstup
  • výstup
  • začátek
  • konec

Jak se liší "začátek" a "vstup"? Tím, že definujeme ohraničení procesu, kde začíná - to je začátek. A také definujeme, co všechno do něj vstupuje - tedy vstupy ve formě materiálu, lidské práce nebo třeba elektrické energie. Kde ve skutečnosti tedy začíná proces uvaření kávy? Je to momentem, kdy nalijeme do např. kávovaru vodu? Nebo je to už ve chvíli, kdy kupujeme suroviny na výrobu? 

Ano, zdá se to nelogické, zatahovat do procesu věci velmi vzdálené a zdánlivě nesouvisející. Ale pokud se máme věnovat zlepšení - změně procesu, potom musíme vědět, co všechno jej může ovlivnit. Proto musíme proces chápat v jeho celku.

 

Change Management - Řízení změny

A teď se dostávám k tomu základnímu - proč je důležité tzv. řízení změny - Change Management. Řídit změnu potřebujeme proto, že proces často překračuje pomyslnou hranici oddělení - nebo např. dílny - ve firmě. A tyto hranice překračuje jak plošně (horizontálně), tak vertikálně (úrovně řízení).

Pamatujme si základní poučku pro řízení změny: "ZMĚNA VŽDY ZASÁHNE MNOHEM VÍCE LIDÍ, NEŽ JSME PŘEDPOKLÁDALI". To je fakt. A proto řízení změny musí vést člověk, který si veškerý dopad na všechny zúčastněné umí takříkajíc spočítat.

Základním předpokladem úspěšného řízení změny je získání správných a relevantních informací

Získání informací o procesu je nebývá jednoduché, ne proto, že nevíme, jak v procesu my uživatelé pracujeme, ale je to z úplně jiných důvodů, a to zejména

  • neznalost návaznosti procesu - tj. kdo a k jakému účelu využívá náš procesní výstup (tj. co my posíláme v procesu dál)
  • cílená nespolupráce z důvodu obavy ze změny (a např. ztráty místa)
  • nerozumíme procesu
  • neznáme účel procesu - tj. k čemu slouží.

Příčin bychom mohli najít hodně, ale tyto čtyři nám zatím postačí jako příklad. V dalším článku se podíváme podrobně na detaily řízení změny.