Řízení změny - Change Management II

24.02.2015 11:19

Půvab řízení změny - pro mě osobně - tkví v tom, že se člověk nemůže připravit na všechno. A proto mě baví řídit projekty, kde je daný cíl, ale jde se novou neznámou cestou. To jsou moje nejoblíbenější, a samozřejmě, nejvíce infarktové projekty.

 

Jak na změnu? S vervou nebo opatrně, pomalu nebo rychle, bezhlavě nebo...?

Nic není správně, a ať už použijeme jakýkoliv postup, vždy to nakonec vypadá, že jsme některé kroky měli udělat jinak, dalším se vyhnout, a ty, které jsme eliminovali hned na začátku, jsme rozhodně měli zahrnout. Ale to neznamená, že jsme něco udělali špatně, protože rozhodnutí jsme učinili v dobré víře a s informacemi, které jsme měli v té chvíli k dispozici.

Zapamatujme si, že vždy se dal projekt odvést lépe, rychleji, s menšími náklady, s menším dopadem. A je na nás, abychom se učili z chyb, slavili úspěchy a sbírali zkušenosti!

V prvním článku o řízení změny jsem zmínila pravidlo, že změna vždy zasáhne větší počet lidí, než jsme předpokládali.

Druhé pravidlo je, že "VŠECHNO SE VŽDYCKY ROZKECÁ". Ano, i ten náš měsíce připravovaný projekt na snížení počtu zaměstnanců, outsourcing služeb nebo zrušení oddělení se jaksi prolátne dřív, než jsme připraveni jej komunikovat. 

Klíčové slovo je tady komunikovat, komunikace je nezbytná k úspěšnému dokončení projektu. A jaké jsou další předpoklady?

 

Předpoklady úspěšného změnového projektu

  1. Jsou to informace, šířené v souladu s komunikačním plánem
  2. Dále je to osoba projektového manažera - její schopnosti, znalosti a dovednosti
  3. Nezbytná je podpora vedení
  4. Materiální (příp. finanční) prostředky k vedení projektu a dosažení cíle
  5. Procesu znalý projektový tým
  6. Podporující šampion projektu
  7. Dobře definovaný cíl projektu
  8. Správný a propracovaný časový plán projektu.

 

Informace a komunikační plán

Pokud není naším cílem nechat šířit informace o projektu šeptandou, která se časem zvrhne v drby, fámy a (konspirační) teorie, je třeba, abychom porozuměli hned na počátku dopadu změn a dokázali na základě vyhodnocení těchto dopadů připravit komunikační plán.

Základní pravidla komunikačního plánu

  • Komunikujeme a dodržíme časový plán. Pokud to neuděláme, a dojde ke skluzu, ztratíme důvěru a podpora projektu bude okamžitě mizivá. Z toho vyplývá, že časový plán musí být nezbytně konzultován dopředu se všemi zúčastněnými, a ověřena jeho správnost. Je vždy vhodné mít časovou rezervu (hezky česky buffer), a lépe dokončit krok o týden dříve, než o měsíc později.
  • Komunikujeme vhodnými kanály a cíleně. E-mail vypadá jako dobrý nástroj, ale není. Najděme takovou platformu, kde se ujistíme, že informace jde přímo k tomu, koho se týká.
  • Komunikujeme otevřeně. Ne každý se mnou souhlasí. Osobně si myslím, tedy pokud není účelem komunikace zmást nepřítele, nebo vyvolat hromadný odchod těch nejlepších pracovníků, že je třeba od počátku projektu hovořit zcela otevřeně. I o tom, kdo odejde, je-li to nutné. Je lépe mít 2 pracovníky ve výpovědi, než 50 ve stresu, který z nich to bude.
  • Komunikujme JEDNODUŠE - nástěnky nezavrhuji, naopak mám je ráda, ale 4 strany fontem 8 fakt nikdo číst nebude. Pokud na to máme odvahu, a je to v souladu s firemní kulturou, použijeme obrázky, humor - nebo alespoň jednoduchou grafiku, a vždy doprovázenou krátkým textem.
  • Současně nesmíme zapomenout na to, že musíme komunikovat pravidelně, minimálně v souladu s milníky (milestones) projektu, příp. pokud má trvat fáze dlouho, alespoň komunikovat průběžný pokrok během ní.

VŠICHNI SI MUSEJÍ BÝT NEUSTÁLE VĚDOMI TOHO, ŽE ZMĚNOVÝ PROJEKT PROBÍHÁ, A JAKÁ JE JEJICH ROLE.