Procesy a jak na ně

"To nejde!" No jasněže to nejde, protože to znamená, že budete muset předělat kompletně systém a komu by se do toho chtělo, žejo.

O čem je řeč?

O procesech, samozřejmě.

• Vím, že zavést "formální systém procesů" (jakkoliv to budeme nazývat) JE velká práce, která zabere nějaký čas.
• Vím, že je potřeba takový systém udržovat a věnovat mu péči. Ale tak je to s ledasčím v životě. Když se rozhodnete mít jabloňový sad, taky nenecháte stromy ladem poté, co zasadíte sazeničky. A u dětí to platí mimochodem také.
• Vím, že je potřeba začít myslet a konat jinak. Některé věci už prostě nepůjdou lusknutím prstů a některé věci už nepůjdou vůbec (objednávky "mimo systém" např.).

Co se naopak může změnit k lepšímu?

• Zapracování nových kolegů bude snazší. Ne snad proto, že jim dáte přečíst stoh neaktuálních směrnic, ale proto, že si pracovní postup mohou pěkně sami najít v interním systému a budou po prvním zaučení rychleji samostatnější.
• Změny se budou lépe řídit. Když máte představu kdo co a kde dělá, bude jednodušší změny připravit i zavést.
• Budete mít více času na strategii a inovace. Protože nebudete neustále "vymýšlet kolo", tedy ten správný pracovní postup, jak věci dělat a budete také mít více času na to, jak vše zlepšovat. V poklusu, kdy nás honí operativní úkoly, tohle moc nejde.
• V ideálním případě také nebudete ztrácet čas hledáním informací, protože ty budou k dispozici v ucelené, přehledné a aktuální formě. Možná to zní jako pohádka, ale dá se to zvládnout. S tím vším může pomoci #processmanagement, procesní řízení, jakkoliv to nazvete.

Konkrétně to znamená

• rozumět klíčovému procesu ve firmě (např. dodávka zboží či služeb)
• rozumět rozdělení rolí v procesu
• rozumět využití informačních technologií v procesu
• měřit klíčové procesy
• ...

Ano, dá to práci.
Ano, pomáhá to.

Vím to ze své praxe, jak jednoduché, bezchybné a bezpečné např. z pohledu informačních technologií, mohou být procesy onboardingu (naloďování nového člena týmu), řízení správy IT, řízení přístupu k informacím (jaký je stav stěžejní dodávky pro klíčového zákazníka?) a spousta dalších. Všechno jde. Ale obvykle to chce čas a práci. Nicméně, jak už tu zaznělo, tak je to v životě skoro se vším.

Jak na to?

• Procesy popisujte s týmem.
• Dejte si čas.
• Vymyslete systém uložení a sdílení informací.
• Řekněte "dost" - nelaďte proces do nekonečna, ale dejte si reálné datum dokončení.
• Určete vlastníka procesu. Dejte mu pravomoci a informace.
• Pravidelně aktualizujte a revidujte to co máte a pracujte na zlepšování.

Hodně štěstí. A pokud štěstí nestačí, potom jsem tu já, a spolu to zvládneme. Ono to půjde. Ozvěte se.