Radosti faktur - tentokrát přijatých

K napsání tohoto článku mě inspiroval krátký rozhovor během konference. Namísto networkingu po akci jsem akorát nezávazně plkala.

Svítilo sluníčko, na terase bylo příjemně a já se dala do řeči s velmi akční dámou, která aktuálně řešila ve své firmě problematiku evidence přijatých faktur. Jak jsem řekla, hlava byla vypnutá. Takže ve chvíli, kdy se mne zeptala, jak bych tento problém řešila já, se mi hlavě vylíhlo - mimo pár obecných doporučení - velké NIC. Po chvíli mozek sice naskočil, ale to už jsme se posunuly v debatě dále.

Nicméně problematika je to zajímavá a důležitá. Takže pokud se zmíněná dáma dostane k přečtení tohoto blogu, doufám, že jí poslouží.

Obecně

Faktury musíme uhradit včas, musíme uhradit částku na nich uvedenou, a mít přehled o tom, zda fakturovaná částka odpovídá dodané službě. Jednoduché. V podstatě není, proč a kde by se to mělo zadrhnout. Ale stává se.

Ať už je na vině nový pracovník, nesprávné číslo účtu, nespárovaná objednávka (cože, objednávky nepoužíváte je? Áááá...tak to bych měla snadnou pomoc!), chybějící číslo účtu, nebo prostě nemožnost ověřit nejen výši faktury, ale dokonce oprávněnost fakturace - pak je odpověď docela nasnadě, a to:

Systém!

Ideálně takový, který zautomatizuje maximum činností, a hlavně zamezí chybám. Nejsem IT firma, která Vám systém nasadí, ale vím, že co lze zautomatizovat, to se zautomatizovat musí. Tečka.

Pokud jej nemáme, je potřeba ošetřit offline nástroji a návody, což není ideální, ale je to zvládnutelné.

Rovněž díky systému je možné dobře pojmenovat a podchytit výjimky a nestandardní řešení.

Takže další krok je zavedení

Evidence

a díky ní budete vědět, jestli

1. Patří faktura skutečně nám?
2. Obdrželi jsme plnění v ní uvedené?
3. Je částka v pořádku?

a zde přichází ona objednávka - tzv. Purchase Order (PO) - která se vystavuje v momentě pořízení nebo rozhodnutí o pořízení. Je předlohou faktury, a měla by odpovídat na tři výše uvedené otázky.

Evidence nám mnoho nepomůže pro eliminaci chyb, způsobených např. překlepem nebo přehlédnutím. Je vhodná dvojí kontrola, číselníky a systém poka-yoke (blbuvzdorný), tj. aby do pole částky umožnilo zadat max. hodnotu faktury, nikoliv pak jméno našeho domácího mazlíčka.

Peníze jsou až na prvním místě

Na evidenci a systému bychom neměli šetřit. Je nutné mít náklady pod kontrolou, ale jestli laxní přístup externí firmy, která nám "dělá účetnictví" způsobí duplicitní proplacení faktur nebo nesprávných částek, není to šetření na správném místě.

Řešení

Evidujme, společně s týmem nalezněme cestu, jak na to a hlavně - mějme oči a uši otevřené připomínkám těch, kteří v našem systému denně pracují.

Pro správný popis procesu schvalování a proplácení faktur musíme vědět alespoň

• četnost
• obvyklou částku
• evidenci dodavatelů
• úložiště dat a informací.